干货 | 桌面图标超过10个的人，一定要看这篇！0

天哪，桌上的文件又“雪崩”了……

“办公桌上经常乱成一团，常常找不到重要的文件。”

“以为保存在电脑中的文件找不到了，只好重新做一份。”

“坐在文件山中间，工作效率低下，每天刚上班就开始期待下班……”

这可能是上班族尤其是办公室白领经常会遇到的困扰，就连棒酱自己也承认躺枪。其实，不仅职场小白，一些公司高管阶层的人需要处理的文件更是多如牛毛，有时工作做到一半又进来一个新文件，过不了多久桌面就被强势“占领”了，而你却只能望文件而兴叹。

既然出现了问题，就要想办法去解决。今天我们和大家一起探讨的主题就是如何有序高效地整理办公室文件。

为什么要整理文件？

相信大家上学的时候班里总会有这样几个同学，上课找不到课本或者讲评卷子的时候找不到考卷，这些人轻则遭到老师几句臭骂，重则被罚站一堂课。

学生时代我们所“管理”的东西只有自己定量的课本和考卷而已，而且找不到也不需要承担很严重的后果，过不了多久就被当做笑话一笑了之了。而步入职场后，需要管理的文件不定期地增加。如果不整理，只会越来越乱。有些文件一旦丢失，那么造成的损失绝不是上司的一顿臭骂就能解决的事情。

有些人看上去每天在办公室里忙忙碌碌，实则是在找各种文件。有时候，以为自己保存在电脑里的文件突然找不到了只能重新再做一份。假设每天花5分钟时间用来找文件，那么一年要浪费多少时间呢。

毕业于麻省理工学院，后创办了日本最大的独立金融教育机构的泉正人曾经同时经营三个公司，每天工作多得忙不过来。据他自己回忆：由于没有有效的整理方式，加上文件数量又太多，他的办公室被成堆的文件包围。每天处于无序的工作环境中，效率极其低下。每天在公司都处于疲惫不堪的状态，甚至有好几次都晕倒在自己的办公室里。

由此可见，及时有效地整理文件，可以减少浪费在找文件上的时间，提高自己的工作效率。不仅如此，整齐有序的文件可以让自己对接下来的工作游刃有余，因为你不需要担心哪个文件放在哪里了，哪个文件是不是又丢了。从而集中注意力做手头上的事情。

文件的分类和整理方法

・纸质文件・

工作时，我们会遇到各种各样的纸质文件，比如：企划书、合同、参考资料、企业宣传册等等。这些文件是我们办公环境的重要组成部分。无论“电子办公”多么普及，但信息流通的主要渠道仍是这些纸质文件。所以，整理好这些纸质文件可以帮助我们在工作中达到事半功倍的效果。

・纸质文件的分类・

文件再多，无非也就两类：正在办理的文件和已经处理完的需要保存的文件。第一种“正在办理的文件”即现在手头上正在处理或者待过目的文件。等到处理完毕之后，如果不再需要，记得一定要及时清理，如果还有需要的话，则可以归档到第二种“需保存的文件”中。

・纸质文件的保存・

正在处理的文件使用率比较频繁，建议放置在手边以便于随时可以拿到。有些需要一段时间才能处理完的文件可以使用透明的文件套来保存。

如果同时“正在办理的文件”数量很多，可以将种类相似的文件分为一类放入竖立式文件架中。并在每个文件架上贴上文件的标签以便于快速地找到自己想要的文件，标签最好以“数字+文件名”的方式进行标注，更容易排序和寻找。

已经处理好并且需要保存的文件，平时不会经常使用到。所以建议不要放在办公桌上占用太多的空间，而是将文件利用风琴文件夹收到抽屉或是文件柜中。站立式风琴文件夹的优点是可以收纳文件的量很大，而且侧上方有分隔卡的设置，可以标注文件的类型和名称。

另外，如果有十分重要的文件，则建议单独设置一个文件夹来集中存放。

・电子文件・

在互联网高速发展的现在，很多工作都要使用到电脑来完成。Excel表格、PDF文件、还有大量的邮件等等都需要依靠电脑来传输和保存。

因此电脑相当于人类的一个“外脑”，帮助我们减少了很多工作量。然而，如果我们没有及时和正确的整理方式，问题就会变得非常棘手：比如有人文件不及时归档，桌面上一副“百花争鸣”的盛况；没有正确的文件命名方式，找文件就像玩“捉迷藏”……

・电子文件的分类・

首先，我们要对自己电脑中的文件有一个大概的分类。有些人会将工作文件的分类做的很细致，每次找文件的时候都要点开层层文件夹（这是在拆俄罗斯套娃礼盒？），结果发现最后的文件不是自己想要的……

因此，不建议电子文件过细分类。比较推荐的是“3个层次分类法”：即“大分类”—“中分类”—“小分类”。

首先，可以在电脑中设置一个名为“工作”的文件夹，将所有工作相关的文件都存进这个大分类的文件夹。接下来，在工作类目下则可以按照具体工作的项目来设置中分类文件夹。最后可以将每个具体的文件放置在每个中分类的文件夹下。如果有需要，每个小文件再分层也是可以的。

・电子文件的命名・

与文件分类相反，文件名一定要写的详细一些。推荐“具体的项目名称+日期”的命名方式。

文件命名时关键词的准确性和完整性也很重要。有些人的文件命名起的很简单，看似简洁，但是之后查找起来就麻烦了。

在文件名中加上日期，可以让我们知道这是不是最新一版的文件，我何时更新了它，更能减少发送错误文件的概率。

Two points

Point1：正在处理的文件可以在桌面上设置一个临时文件夹，一旦处理完毕后可以移入以上我们分类好的3个层次的文件夹里，不需要的文件及时清理。建议电脑桌面上最好不要放超过10个文件，随时保持整洁有序的状态。

Point2：备份！备份！备份！重要的事情说3遍！尤其是一些重要的文件，及时保存在移动硬盘或者网盘中，这样即使电脑突发状况，也不用担心文件的损坏或丢失。

文件是我们工作环境的重要组成部分，处理不好自己文件的人总会抱怨文件太多啦自己忙不过来，又或者因为自己将太多的时间浪费在找文件之类的细节上，搞得自己筋疲力尽，却又得不到好的结果。

那么，先试试从整理文件开始改变吧！

文案：棒酱

编辑：棒酱

部分图片来自网络

— 今日互动 —

你有因为整理文件不当而遭遇尴尬的经历吗？

评论区留下你的故事吧~

— END —

点击下列关键词

掌握更多收纳技巧

收纳5大窍门丨衣柜丨叠衣服丨化妆品

首饰丨行李箱丨包包丨丨厨房

伸缩棒丨玩具丨鞋子丨客厅

海尔冰箱大挑战丨

什么，装修还用自己的钱？！齐家装修分期，超低年利率3.55%起，最高可贷100万。立即申请享受优惠